Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum (www.mpi-sp.org) ist ein For­schungs­institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissen­schaften e.V., das die viel­fäl­tigen Aspek­te der IT-Sicher­heit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu ge­grün­dete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungs­gruppen umfassen und circa 200 Mit­arbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum (https://informatik.rub.de). Bochum gehört zu den weltweit führenden For­schungs­standorten für Cybersicherheit und ist Heimat der größten Ausbildungsstätte Europas in diesem Fach­gebiet sowie einer lebhaften Start-up-Szene.

Für die administrative Unterstützung unserer Spitzenforscher*innen suchen wir ab sofort eine*n

Sachbearbeiter*in im Reise- und Personalmanagement

Ihre Aufgaben:

  • Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung und Zahlbarmachung von Reisekosten­abrech­nungen, Umzugskosten­abrech­nungen und Vorschüssen für unsere Instituts­mitglieder.
  • Sie beraten und informieren unsere internationalen Beschäftigten zu den Themen Dienst­reise- und Umzugs­kosten­erstattung.
  • Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Buchung von nationalen und interna­tionalen Dienstreisen sowie bei der korrekten Eingabe von Anträgen in der SAP-App, insbesondere für neue Beschäftigte.
  • Darüber hinaus bearbeiten Sie zusammen mit dem HR-Team weitere Personal­angelegen­heiten im operativen Tages­geschäft, z.B. Erstellen von Arbeits­verträgen, Pflege von Abwesen­heits­meldungen, Fristen­management, Korrespondenz etc.
  • Sie wirken aktiv bei der prozessorientierten Optimierung und Digitali­sierung der Verwaltungs­prozesse mit.
  • Die Mitarbeit in personalrelevanten Projekten zur Weiter­ent­wicklung des Instituts rundet Ihr Auf­gaben­spektrum ab.

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung im Personalwesen (vorzugsweises im Bereich des öffentlichen Dienstes) oder eine vergleichbare Quali­fi­kation mit einschlägiger fundierter Erfahrung im Reise- und Personal­management.
  • Sie verfügen über gute Kenntnisse auf den Gebieten Bundes­reise­kosten­gesetz, Auslands­reise­kosten­verordnung, Bundes­umzugs­kosten­gesetz, Arbeits- und Sozial­versiche­rungs­recht, vorzugsweise Kenntnisse des Tarifrechts des öffent­lichen Dienstes.
  • Sie verfügen über routinierte Praxiserfahrung im Umgang mit MS Office und idealer­weise über Erfahrung mit SAP.
  • Sie arbeiten dienstleistungsorientiert, selbstständig und strukturiert. Flexibilität im Hinblick auf den Aufgaben­bereich, Spontanität und ein hohes Engagement gehören zu Ihren Stärken.
  • Sie sind bereit, auch bereichsübergreifend im Team zusammen­zuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen.
  • Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprech­partner*innen kompetent und verbindlich in inter­kultu­rellen Kontexten zu kommunizieren, auch schwierige Situa­tionen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
  • Sie besitzen die Bereitschaft zur stetigen Weiterbildung in Ihrem Fachbereich. Sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift vervoll­ständigen Ihr Profil.

Unser Angebot:

  • Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungs­reiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungs­institut.
  • Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiter­bildungs­maßnahmen und Sprachkurse.
  • Wir stehen für kollegialen Zusammenhalt in einem inter­kultu­rellen Wissen­schafts­um­feld.
  • Durch die agilen Strukturen in der Aufbauphase unseres Instituts bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich aktiv in unsere vielfältige Community einzubringen und die Entwicklung des Instituts mit voran­zubringen.
  • In unserem Institut herrscht eine offene Arbeits­atmo­sphäre mit einer Kommunikation auf Augen­höhe und flachen Hierarchien.
  • Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag des öffent­lichen Dienstes (TVöD Bund) inklusive ent­sprechender Sozial­leistungen und einer Jahres­sonder­zahlung.
  • Zusätzlich bieten wir Ihnen neben 30 Tagen Urlaub eine Alters­vorsorge des öffent­lichen Dienstes (VBL).
  • Nach einer erfolgten Einarbeitung besteht für Sie die Möglichkeit, nach Absprache auch im Home­office zu arbeiten.
  • Regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab.

Die Stelle ist ab sofort unbefristet zu besetzen. Die Höhe der Vergütung richtet sich nach Ihrer Qualifi­kation und Berufs­erfahrung entsprechend TVöD Bund.

Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre steht für eine gemein­schaft­liche, vielfältige und inklusive Arbeits­kultur und setzt sich für Chancen­gleich­heit ein. Wir begrüßen und ermutigen Bewer­bungen von Personen aller in unserem Forschungs­gebiet unter­repräsen­tier­ten Gruppen. Insbesondere Frauen und Menschen mit Behinderung sind eingeladen und aufgefordert, sich zu bewerben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann schicken Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung in einer PDF-Datei (max. 5 MB) bis zum 24.09.2023 an application-tr@csp.mpg.de.