Vom Pionier zum Technologieführer der Bildverarbeitung: Mit Hightech und einem leidenschaftlichen Team setzt die VITRONIC Gruppe schon heute Maßstäbe für morgen. Trotz ungebrochenen Wachstums haben wir uns eine wertschätzend partnerschaftliche Unternehmenskultur bewahrt. Herausfordernde Aufgaben, jeden Tag etwas Neues, Familiengefühl, individuelle Entwicklungswege – bei 700 Mitarbeitern am Standort Wiesbaden und weiteren 150 weltweit haben wir viel zu bieten.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Wiesbaden eine

Diese Stelle wird in unserer Personalabteilung nachbesetzt. Ihre Vorgesetzte ist die Leiterin HR Shared Services.

• Sie steuern und entlasten die Leiterin HR Shared Services bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Zum Beispiel stellen Sie die telefonische Erreichbarkeit sicher, priorisieren eingehende Aufgaben, bereiten Unterlagen für Termine mit den Fachbereichen vor, erstellen (Foto-) Protokolle und Präsentationsunterlagen, bereiten Zahlen, Reportings und Budgets auf.
• Sie halten und sichern den kompetenten und wertschätzenden Kontakt zu internen Kunden, Führungskräften, Mitarbeitern und Geschäftspartnern.
• Sie wirken am papierlosen Büro mit. Zum Beispiel scannen Sie Protokolle und Aktennotizen und managen nach Ihrem System die Wiedervorlage.

Ihre Aufgaben im Prozessmanagement

• Sie unterstützen unseren Experten HR-Prozesse bei Konzeption, Dokumentation und Rollout von modernen HR-Prozessen im Rahmen eines laufenden Prozesses.
• Sie wirken mit bei der fortlaufenden Überprüfung der bestehenden Prozesse, in dem Sie zum Beispiel veränderte Anforderungen aufnehmen und mit dem Experten HR-Prozesse anpassen.

Des Weiteren vertreten Sie die Mitarbeiterin für Veranstaltungsorganisation bei längerer Abwesenheit. In dieser Zeit sind Sie organisatorischer Ansprechpartner für das interne und externe Trainerteam sowie für die Teilnehmer.

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Personal
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Geschäftsführungs- oder HR-Assistenz
• Praktische Erfahrung als Qualitätsbeauftragter (m/w) im Prozessmanagement
• Anpackender, eigenständiger Arbeitsstil, Umsetzungsstärke, gutes Gespür für Prioritäten
• Freude an Neuaufbau mit teilweise hohen Belastungsspitzen
• Hohe IT-Affinität, sehr gute MS-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil

• Eine kommunikative, abwechslungsreiche Aufgabe im Fachgebiet Assistenz und Personalentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit), Überstunden können abgefeiert werden
• Gut planbare Arbeitszeiten, keine Reisetätigkeit
• Die Chance, Strukturen, Prozesse und Kommunikationswege neu zu gestalten
• Eine in der Branche und Unternehmensgröße einzigartige, wertschätzende Unternehmenskultur
• Flache Unternehmensstrukturen, „open-door“-Politik, eine ungezwungene Atmosphäre und ein modernes Arbeitsumfeld
• Zielgerichtete Weiterbildungsmaßnahmen, auch über den Tellerrand von HR hinaus